Er zijn veel uitzonderingen op de hoofdregel dat bij terbeschikkingstelling geen of slechts marginale verstrekkingskosten in rekening worden gebracht. Onderzoeksgegevens die vallen onder artikel 5b Who moeten altijd kosteloos ter beschikking worden gesteld. Hierop bestaan geen uitzonderingen. Voor specifieke hoogwaardige gegevenssets die vallen onder artikel 5b geldt hetzelfde, hierop zijn echter wel een aantal uitzonderingen. Deze worden in de handreiking HVD van Geonovum toegelicht.
Hieronder worden de tariefregels per type organisatie uitgelegd.
Met een publieke taak belaste instellingen mogen ervoor kiezen om de informatie gratis of tegen een vergoeding aan te bieden. Als zij een vergoeding vragen voor hun diensten bedraagt de vergoeding maximaal de marginale kosten. Dit zijn de kosten voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van de informatie alsmede de anonimisering van persoonsgegevens en maatregelen ter bescherming van de commerciële vertrouwelijkheid.
Dit is anders voor het Kadaster, de Dienst Wegverkeer (RDW) en de Kamer van Koophandel (KvK); deze drie instellingen mogen redelijke kosten in rekening brengen om kostendekkend te kunnen blijven werken. Zij mogen maximaal de kosten van de verzameling, productie, vermenigvuldiging, verspreiding en opslag van de documenten in rekening brengen, vermeerderd met een redelijk rendement op investeringen, en, indien van toepassing, de anonimisering van persoonsgegevens en maatregelen ter bescherming van commercieel vertrouwelijke informatie. Dit is verenigbaar met artikel 6 lid 2 onder a) van de Open data richtlijn .
Publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties moeten onderzoeksgegevens die vallen onder artikel 5b altijd kosteloos ter beschikking stellen. Hierop bestaan geen uitzonderingen. De Who is niet van toepassing op eventuele andere gegevens die zij bezitten.
Overheidsondernemingen mogen kosten in rekening brengen. Overheidsondernemingen mogen kosten in rekening brengen voor documentgerelateerde diensten, waaronder verzameling, productie, verspreiding en opslag, plus een redelijk rendement op investeringen en mogelijke kosten voor anonimisering en informatiebescherming. Dit is verenigbaar met artikel 6 lid 4 van de Open data richtlijn.
Bibliotheken, inclusief universiteitsbibliotheken, en musea hebben nooit de verplichting om kosteloos te werken onder de WHO. Ze kunnen voor elke soort informatie kosten in rekening brengen voor verzameling, productie, verspreiding, opslag, conservering, auteursrechten en eventueel anonimiseren van persoonsgegevens en bescherming van vertrouwelijke informatie, met een redelijk rendement op investeringen.
De Archiefwet regelt de tariefbepalingen voor archieven. De Open data richtlijn staat toe om voor archieven hetzelfde regime te laten gelden als voor bibliotheken en musea. De wetgever heeft echter de keus gemaakt om de nadruk te leggen op laagdrempelige beschikbaarheid van overheidsinformatie voor hergebruik. Archieven mogen alleen marginale kosten in rekening brengen in verband met vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding van documenten. Anders dan voor gewone met een publieke taak belaste instellingen, krijgen archieven niet de mogelijkheid om daarnaast marginale kosten voor anonimisering van persoonsgegevens en voor maatregelen ter bescherming van commercieel vertrouwelijke informatie in rekening te brengen.
Het redelijk rendement dat organisaties in rekening mogen brengen, mag niet hoger zijn dan vijf procentpunt boven op de vaste rente van de Europese Centrale Bank. Voor overheidsondernemingen en met een publieke taak belaste instellingen die volgens het profijtbeginsel werken (KvK, Kadaster en RDW), geldt op grond van de richtlijn dat de totale vergoeding moet worden berekend aan de hand van objectieve, transparante en controleerbare criteria (zie artikel 6 lid 4 Open data richtlijn ).
Deze criteria moeten door lidstaten zelf worden vastgesteld. Dit kan op basis van de Who (artikel 9d, vierde lid), maar kan ook op basis van bijvoorbeeld de wetgeving die de publieke taak van de organisatie in kwestie regelt. Voor organisaties voor wie de uitgifte van gegevens een primaire taak is, is dat laatste de meest aangewezen route. Enkele voorbeelden van dergelijke regelingen zijn de Tarievenregeling Kadaster, het Financieel besluit handelsregister 2014 en de Financiële regeling handelsregister 2019. In alle gevallen ligt de verantwoordelijkheid om deze criteria vast te stellen bij de voor de organisatie verantwoordelijke Minister.
Voor bibliotheken en musea gelden regels ten aanzien van het redelijk rendement, maar geldt geen verplichting om objectieve, transparante en controleerbare criteria op te stellen op basis waarvan de berekening plaatsvindt. Uiteraard kunnen organisaties ervoor kiezen om dat alsnog te doen.
Gelden er verschillende tarieven voor het eerste verzoek om hergebruik en daaropvolgende verzoeken voor dezelfde informatie?
Organisaties hoeven geen los gescand (gedigitaliseerd) document apart te bewaren tenzij zij dit document hebben verstrekt. Indien het gescande (gedigitaliseerde) document niet wordt bewaard, wordt voor een volgende verzoeker derhalve een nieuwe scan gemaakt en kunnen de marginale verstrekkingskosten hiervan bij hem in rekening worden gebracht. Indien het gescande (gedigitaliseerde) document naar aanleiding van een eerder verzoek wel is bewaard, kunnen bij een daaropvolgende verzoeker niet meer dan de marginale kosten van deze verstrekking in rekening worden gebracht. Deze kosten zijn lager dan de kosten die aan de eerdere verzoeker in rekening zijn gebracht. In dat geval is hierbij geen sprake van ongelijke behandeling in de zin van artikel 6 lid 1 Who. De gevallen van de twee verzoekers zijn immers verschillend: voor de eerste verzoeker geldt dat op zijn verzoek omvangrijke werkzaamheden zijn verricht (de verzochte documenten zijn immers op zijn verzoek gescand en indien mogelijk gedigitaliseerd), terwijl de tweede heeft verzocht om informatie die op dat moment reeds digitaal en gedigitaliseerd beschikbaar was en daarom eenvoudig voor de verzoeker kon worden opgevraagd. Er kunnen geen verdeelsleutels worden vastgesteld om alle hergebruikers te laten meebetalen. Er mogen ook geen twee verschillende tariefregimes ontstaan voor gedigitaliseerde documenten en documenten die nog gedigitaliseerd moeten worden.